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個人情報保護方針プライバシーポリシー

【基本方針】
当社は、特定のお客様個人を識別することができる情報（以下個人情報）の重要性を認識し、ご提供いただいた個人情報の取扱いについての基本的な考え方を以下に記載し、適切な保護に努めて参ります。

１．個人情報のご提供を受ける場合
お客様から個人情報を提供していただく場合は、収集目的、お客様に対する当社の対応窓口を原則お知らせし、必要な範囲で個人情報を収集させていただきます。

２．個人情報を利用する場合
お客様からご提供いただきました個人情報は、お客様から同意をいただいた利用目的およびお客様との連絡手段以外には利用いたしません。

３．個人情報の第三者への提供
当社は、お客様から提供していただきました個人情報を、次のいずれかの場合を除いては、お客様の同意なく第三者に預託、提供いたしません。お客様に明示した利用目的の実現ために、個人情報の保護に関する取り決めを行った当社の関連会社または業務委託先等に必要な範囲で開示する場合。法令等により開示を要請された場合。人の生命、身体または財産等の重大な利益を保護するために開示する必要がある場合。

４．個人情報に対する安全対策
お客様から提供していただきました個人情報の管理においては適切かつ慎重に行い、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん、漏えいを防止するための措置を講じております。

５．個人情報に対するお客様からのお問い合わせ等
当社は、個人情報の取り扱いに関するお客様からの問い合わせにお応えするために必要な窓口を設置し、お客様からご提供いただきました個人情報について、お客様ご自身が確認、訂正または削除等を希望されるお客様に対して合理的な範囲で速やかに対応させて頂きます。

採用応募者の個人情報保護方針プライバシーポリシー

【基本方針】
株式会社ハートリンクス（以下「弊社」といいます）は、「採用活動におけるプライバシーポリシー」（以下「本ポリシー」といいます）に基づき、採用活動*に関連して取得する各応募者（以下「応募者」といいます）の個人情報を取り扱います。弊社は、採用活動に際し、応募者に個人情報の提供をお願いしています。応募者の個人情報が、本ポリシーにしたがって利用および提供されることに同意いただくことになりますので、本ポリシーの内容をご確認ください。なお、弊社の提供するサービスに関するプライバシーポリシーについては、こちらをご覧ください。 ※弊社における採用活動には、採用選考のみならず、弊社が主催する勉強会・説明会等の採用関連のイベントの開催を含むものとします。

１．取得する個人情報
本ポリシーにおける個人情報とは、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号、以下「個人情報保護法」といいます） 2条1項に定める個人情報をいいます。弊社は、「2.個人情報の利用目的」に定める目的を達成するために、応募者から、または採用エージェントやバックグラウンドチェック等を委託している業務委託先から、以下を含む応募者の個人情報を取得します。氏名、年齢、住所、生年月日、電話番号、メールアドレス、学歴、職務経歴、保有する資格等の情報、現在の年収、希望年収、その他の情報履歴書、職務経歴書、エントリーフォーム、アンケート等形式を問わず、採用活動への応募のために応募者が弊社に提供した書類等に含まれる一切の情報対話、通信、電話等、弊社と応募者との間で行われるあらゆる形式のコミュニケーション（面接におけるコミュニケーションを含みますが、これに限られないものとします）の一切の内容採用選考のためのバックグラウンドチェック、リファレンスチェック、その他の確認手続により弊社が取得する一切の情報採用活動への応募・参加の履歴および採用選考における選考結果弊社が取得する個人情報には、性別、健康状態、国籍等に関する情報（以下、総称して「機微情報」といいます）が含まれる場合があります。機微情報の提供は任意であり、当社は応募者の事前の同意を得た場合にのみ、機微情報を取得するものとします。取得した機微情報は、採用における多様性の向上を含む弊社の採用プロセスの改善、弊社における業務の適性（配属等）や健康確保、必要な入国ビザや労働許可の取得の支援のために必要な範囲でのみ利用します。

２．個人情報の利用目的
弊社は、応募者から取得した個人情報を、弊社による採用活動の目的に必要な範囲において利用します。弊社の採用選考に際し、応募者の適格性を評価するため（これには、バックグラウンドチェック、リファレンスチェック、その他の確認手続を含みます）採用における多様性の向上を含む弊社の採用プロセスの改善弊社における業務の適性（配属等）や健康確保必要な入国ビザや労働許可の取得の支援応募者に弊社の雇用機会やイベント等についての情報を提供するため弊社の雇用機会やイベント等の改良・改善または満足度調査のため弊社による採用活動に関して応募者に連絡を行うため応募者についての情報を管理するため将来の採用計画のために統計的に利用する等、採用活動に付随する目的のため弊社は、法令で認められる場合を除き、応募者の個人情報を上記の利用目的以外に利用しません。上記利用目的の達成に必要な範囲を超えて応募者の個人情報を取り扱う場合には、別途応募者の同意を得た上で行うこととします。

３．個人情報の第三者への提供
弊社は、以下の場合を除き、応募者本人の同意を得ない限り、応募者の個人情報を第三者に提供しません。なお、第三者には、個人情報保護法に定める外国にある第三者が含まれる場合があります。法令に基づく場合人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、応募者の同意を得ることが困難な場合公衆の衛生の向上のために特に必要がある場合であって、応募者の同意を得ることが困難な場合

４．個人情報の取扱いに関する第三者への委託
弊社は、「2. 個人情報の利用目的」の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を業務委託先に委託することがあります。その際、弊社が定める委託先選定基準を満たす者であるかを十分審査し、契約にあたっては個人情報が適正に管理されるよう確保します。なお、業務委託先には、日本以外の国のクラウドサービス事業者等、個人情報保護法に定める外国にある第三者が含まれる場合があり、その場合、業務委託に必要な範囲内において個人情報の提供を行うことがあります。

５．個人情報の共同利用
弊社は、「2．個人情報の利用目的」の達成に必要な範囲で、取得した個人情報を、弊社各社間で共同利用します。共同して利用される情報「1. 取得する個人情報」に規定されている個人情報共同して利用する者の範囲本ポリシーの前文に規定されている弊社および弊社の海外グループ会社共同利用する者の利用目的「2. 個人情報の利用目的」の達成のため共同利用における管理責任者有限会社ハートサービス（具体的なお問い合わせにつきましては、「9. お問い合わせ」をご参照ください）有限会社ハートサービスの住所・代表者等の情報については、以下をご参照ください。 https://heart-service.com/limit_dsp.php?gr=profile

６．個人情報の管理およびセキュリティ
弊社では、応募者から取得した個人情報を、一般のユーザーがアクセスできない環境下にあるサーバにて安全に保管し、不正アクセス・紛失・破壊・改ざんまたは漏洩等が生じないよう努めます。弊社は、応募者から取得した個人情報について、採用選考の結果入社に至った応募者の個人情報については、弊社社員情報として弊社社内規程に基づき保管・管理します。入社に至らなかった応募者の個人情報については、一定期間、弊社の採用プロセスの改善や、将来の弊社の雇用機会やイベント情報提供等の目的で、必要な範囲において保有します。

７．個人情報の開示・訂正・利用停止等の手続
弊社は、応募者から個人情報の開示（第三者提供記録の開示を含みます。）、訂正・追加・削除、利用停止・消去・第三者提供の停止（以下「開示等」といいます。）の依頼があった場合、法令にしたがい適切に対応します。個人情報の開示をご請求される場合には、「9. お問い合わせ」記載の弊社の担当までご連絡ください。なお、次のいずれかに該当する場合には、開示等の対象となりません。弊社における選考に関する情報合否の結果等に関わる弊社の評価情報応募者が、登録フォームより送信した個人情報の訂正を希望する場合は、訂正を反映した最新の個人情報を登録フォームより再送信することで、弊社は訂正を受け付けます。

８．本ポリシーの改善および更新
弊社は本ポリシーに関し、適宜改善に取り組みます。法令変更への対応や採用活動の必要性等に応じて、本ポリシーが改定される場合があります。応募者が、登録フォームより送信した個人情報の訂正を希望する場合は、訂正を反映した最新の個人情報を登録フォームより再送信することで、弊社は訂正を受け付けます。

９．お問い合わせ
「7. 個人情報の開示・訂正・利用停止等の手続」を含む本ポリシーに関するお問い合わせは、弊社の下記担当までお願いします。〒363-0011埼玉県桶川市北2-6-15 有限会社ハートサービス採用担当者宛お問合せメールアドレス：info (at)heart-service.com（※(at)を@に置き換えをお願いします。） 2025年4月1日改定〇採用応募者の個人情報は、当社の人事採用活動のために利用いたします。